Si en la vida en general las primeras impresiones son muy importantes, el entorno laboral no es una excepción. Es por ello que, desde el momento en que un nuevo empleado pone el pie en las instalaciones de la empresa, debe sentirse parte de ella. En esos momentos iniciales, las personas suelen estar nerviosas y vulnerables por el miedo a lo desconocido y la incertidumbre de ser capaces de superar nuevos retos. Con un planificado proceso de onboarding, el departamento de Recursos Humanos conseguirá que el nuevo empleado se sienta importante e integrado desde el primer día, e incluso desde el instante en el que recibe la oferta de trabajo. Con el onboarding o acogida se pretende hacer partícipe al recién llegado de la cultura de la compañía, así como proporcionarle las herramientas y la información necesaria para llegar a ser un miembro productivo.

La importancia de causar una buena primera impresión al empleado y hacerlo sentir cómodo en su puesto desde el primer momento, le beneficia tanto a él como a la compañía, que logrará una menor tasa de abandono y, por tanto, un ahorro en tiempo y presupuesto. Diferentes estudios han demostrado que la mayoría de los empleados toman la decisión de quedarse años en la empresa o marcharse cuanto antes en sus primeros seis meses en el puesto. Cuando una persona deja su trabajo a los pocos meses de su incorporación supone una pérdida para la compañía. “Reemplazar talento cuesta tanto como dos veces el salario anual. Y no es solo dinero. La cultura y la satisfacción laboral quedan fuertemente resentidas, así como la moral, y la productividad”, sostiene Ben Peterson, CEO de BambooHR, empresa de Recursos Humanos del sector tecnológico.

Peterson también destaca la importancia de un buen proceso de onboarding para mejorar el rendimiento de un empleado. Cita para ello un estudio del Corporate Leadership Council en el que se afirma que el esfuerzo de un empleado aumenta más de un 20 por ciento si se ha seguido con él un plan para ayudarlo en su integración.

Los primeros pasos

Un proceso de onboarding debe empezar desde antes la contratación. Es importante cuidar el apartado de selección en la web de la compañía y que quede reflejado en las ofertas de empleo la cultura de la misma. También hay que poner mimo en la propuesta que se envía a una persona para que se una a la empresa:explicarle el funcionamiento interno, cuáles serían sus tareas, horarios, los beneficios que obtendría e incluso hablarle del equipo del que entraría a forma parte.
Los dos principales objetivos en el primer día de trabajo deben ser que la nueva incorporación tenga claro cuáles son las expectativas que se tienen de él y los objetivos que tiene que cumplir. Para que sea productivo desde el minuto uno y no caiga en la frustración, el departamento de Recursos Humanos debe tener preparado para el empleado todo lo que necesite para trabajar. Desde un lugar donde sentarse, un ordenador y teléfonos operativos, la cuenta de correo configurada y tarjetas de acceso si son necesarias.

Los implicados en el proceso

Aunque el proceso de onboarding debe ser liderado por el departamento de Recursos Humanos, los managers de cada área juegan un papel crucial en el mismo. Es muy importante que el recién llegado tenga una reunión one-to-one con su superior cuanto antes, aunque sea breve. No es necesario inundarlo con demasiada información desde el principio, mejor hacerlo de forma escalonada para que no se abrume.

Para una mejor integración es de gran ayuda la figura del sponsor, un compañero que se preocupe de enseñarle a la nueva incorporación desde si hay una plantilla para responder un email, los horarios o dónde están el baño. Ya se ha dicho que los pequeños detalles cuentan y que no hay que obviarlos. El 55% de los entrevistados para un estudio de BambooHR reconocía que tener un mentor que les ayudara en su incorporación fue muy importante cuando estaban empezando. Además, es una oportunidad para el empleado que realiza dicha función de demostrar su capacidad de liderazgo y de asumir responsabilidades.

Si antes se señalaba que el proceso de onboarding deben empezar con el proceso de selección, lo lógico es que duren al menos un año. Un tiempo en el que se irá chequeando con el empleado cómo está siendo su integración en la empresa y su experiencia. Es conveniente que en dicho periodo se reúna con su manager, además de con el departamento de Recursos Humanos. El tiempo para que una persona esté a pleno rendimiento en su nuevo puesto dependerá mucho del empleo.

Por tanto no se debe obviar el proceso de acogida y sí invertir en ello con gestos que puedan parecer pequeños pero que supondrán un gran impacto en el empleado, que estará motivado desde el primer día, aumentará su productividad y descenderá la tasa de abandono.

Fuentes: Harvard Business Review, Society for Human Resource Management, Forbes y Gamelearn.

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