Una percepción muy extendida entre los profesionales, es que son convocados a demasiadas reuniones de trabajo que, en muchas ocasiones, son inútiles, poco efectivas y sólo conllevan pérdida de tiempo. Una gestión ineficiente puede incluso acarrear la falta de compromiso por parte del equipo. Para que esto no ocurra, es conveniente organizar los encuentros con un método que los optimice al máximo y, para ello, se deben planificar adecuadamente.

Las reuniones laborales son, sin duda, una herramienta fundamental para empresas y organizaciones con el fin de intercambiar y evaluar información, generar nuevas ideas y aunar esfuerzos, elaborar planes y proyectos, diseñar estrategias de actuación y solucionar problemas y conflictos, a la vez que sirven para fomentar la motivación y mejorar la integración y comunicación entre los miembros del equipo.

Para que una reunión sea un éxito, debe ser ágil, práctica y eficaz, por eso los expertos recomiendan que la duración máxima no sobrepase los 90 minutos, ya que se corre el riesgo de resultar pesada, aburrida y larga, por lo que el tiempo ideal se fija en los 45 minutos.

Antes, durante y después

Teniendo estas premisas en mente, para organizar una reunión eficaz se aconseja hacerlo con tiempo, partiendo de la creación de una hoja de ruta con todos los temas que van a ser tratados, en qué orden y cuánto tiempo puede dedicarse a cada asunto. También se debe seleccionar a las personas cuya presencia sea necesaria e imprescindible y avisarles con antelación del lugar, día y hora, así­ como la línea a seguir para preparar sus intervenciones.

Comenzar la reunión a la hora acordada es un aspecto primordial. Respetar la hora fijada es sinónimo de respeto, pues el tiempo, en el trabajo, es oro. Tras un breve repaso para dar a conocer el motivo principal de la reunión, los objetivos que se pretenden conseguir y la metodología  de trabajo para conseguirlos, se dará paso al desarrollo previsto en el orden del día, evitando temas no contemplados.

El coordinador debe velar por el avance de la reunión, definir los turnos de palabra y cuidar que los tiempos pactados se cumplan. Del mismo modo, debe buscar la participación activa y equilibrada de los asistentes, evitando que las personalidades más arrolladoras se impongan y acaparen toda la atención, en detrimento de aquellas que son más introvertidas o reservadas. Asimismo, debe tratar de evitar pausas excesivas, interrupciones o intervenciones eternas, al tiempo que fomenta la comunicación y cooperación, para crear sinergia y retroalimentación.

En la medida de lo posible, hay que procurar que, además de dialogar, se discuta sobre los temas que se van a tratar y evitar solamente divagar sin llegar a conclusiones. No olvidemos, que la reunión es el medio para conseguir un plan de acción. Además, antes de dar por finalizado el encuentro, tiene que existir un tiempo para la exposición de dudas, sugerencias y comentarios, así­ como para concretar las conclusiones esenciales.

Una vez terminada, el organizador tiene el cometido de hacer una síntesis de los temas abordados y recoger los objetivos y conclusiones alcanzadas y las medidas a implementar, así como sus responsables y los tiempos de ejecución, y enviar el acta a los participantes. Por último, se debe convocar otra reunión y revisar el cumplimiento de lo acordado previamente.

Participación activa

Las reuniones laborales siguen siendo tiempo de trabajo, es decir, de actividad. En ningún caso, es un lugar de descanso donde ir de mero espectador o para abstraerse, por ello, la participación de todos los convocados es muy importante.

Para que la alocución sea lo más productiva posible, el profesional tiene que ser consciente de que quien no tiene opinión, cede poder a otros y además corre el riesgo de pasar inadvertido. Por eso, ser parte de una reunión le servirá para tener voz y posicionamiento en el entorno laboral, además de ser el modo para hacerse visible y expresarse dentro del equipo.

El participante debe mantener una actitud activa en todo momento. Debe escuchar a la persona que interviene de una forma respetuosa y evitando interferencias, como por ejemplo, mirar el móvil, así como respetar el turno de palabra y sentarse de manera adecuada.

En el instante de la intervención, es importante usar palabras positivas que ayuden a nuestro refuerzo dentro de la empresa, establecer contacto visual con la audiencia, asumir una postura relajada pero firme, con un tono de voz lo suficientemente alto para que todos nos escuchen y podernos expresar con energía. Se deben aportar aspectos relevantes, evitando divagaciones o repeticiones y es conveniente tomar notas para planificar acciones futuras.

Fomenta tu identidad social

En todo momento deben eludirse actitudes negativas o generar críticas poco constructivas. Tampoco es bueno ser excesivamente positivo y bromista, ni mostrarse indiferente, ausente o aburrido. Olvidarte del nombre de tu interlocutor, ser impuntual, dejar el móvil encendido o atender llamadas externas son otros elementos que, sin discusión, se deben evitar.

Nunca se debe incurrir en una falta de respeto hacia el resto de participantes, puesto que las reuniones están para comentar y discutir sobre asuntos y hechos propios del trabajo. Se pueden debatir las ideas, respetando las opiniones ajenas, a pesar de estar en desacuerdo.

Además, la timidez no es excusa para permanecer en silencio y, aunque al principio no sea fácil, hay que atreverse a salir de nuestra zona de confort para visibilizarnos e ir avanzando en nuestros objetivos profesionales. De hecho, puede ser la ocasión perfecta para fomentar nuestra identidad social y nuestro sentido de integración a un grupo.

A modo de resumen, podemos decir que las reuniones laborales eficientes aportan gran valor al equipo, proporcionan satisfacción profesional y son fuente de motivación y de autoestima. Además, sirven para establecer pautas de funcionamiento que acabarán generando un beneficio a la empresa, puesto que son un contexto de mejora continua.

 

Fuentes: University of Wisconsin – Madison, James H. Saylor, Business Insider, University of Calgary

En ACCIONA queremos contar con los mejores profesionales, con personas que quieran contribuir a diseñar un planeta mejor. Conoce las vacantes de ACCIONA disponibles en todo el mundo.